บริการด้าน Digital Transformation เพื่อเตรียมพร้อมโรงเรียนอินเตอร์ชั้นนำให้พร้อมสำหรับอนาคต
บริการให้คำปรึกษาด้านเทคนิค
เราได้ให้วางกลยุทธ์ด้าน digital transformation แบบครบวงจรให้กับโรงเรียนแห่งหนึ่งเพื่อเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานในทุกด้าน ตั้งแต่การบริหารจัดการ, ไอที, การรับสมัครนักเรียน, รวมถึงงานด้านการขายและการตลาด
การเปิดรับนวัตกรรมดิจิทัลหลังจากการแพร่กระจายของโรคระบาด
เมื่อต้นปี 2563 ที่เกิดการระบาดของไวรัสโควิด-19 ทำให้ Ruamrudee International School (RIS) ซึ่งเป็นโรงเรียนอินเตอร์ชั้นนำแห่งหนึ่งในกรุงเทพฯ ต้องประสบกับความท้าทายที่ไม่คาดคิด พวกเขาจึงจำเป็นต้องทำ digital transformation ให้กับระบบและกระบวนการทำงานที่มีอยู่เพื่อรองรับการทำงานในยุคดิจิทัล
บรรดาผู้ปกครองมีปัญหาในการเข้าถึงข้อมูลสำคัญๆ ทางออนไลน์ เจ้าหน้าที่ธุรการและครูอาจารย์ประสบกับความยากลำบากในการบริหารจัดการข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ในฐานข้อมูลและเครื่องมือต่างๆ ที่แยกส่วนกัน ส่วนทางด้านนักเรียนก็ประสบปัญหาระบบการเรียนออนไลน์ที่ขาดความสอดคล้องกันในแต่ละวิชา นอกจากนั้น ทางโรงเรียนเองก็จำเป็นต้องปรับระบบให้เป็นไปตามกฎหมายเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลทั้งของไทยและของสหภาพยุโรปด้วยเช่นกัน
RIS จึงเริ่มการทำ digital transformation เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความสามารถในการแข่งขัน และทำให้ลูกค้าพึงพอใจมากยิ่งขึ้น
โซลูชันที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับองค์กรที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความหลากหลายและมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
ผู้ให้บริการด้านซอฟต์แวร์เดิมของทางโรงเรียนอย่าง DBot Software ได้ร่วมเป็นพันธมิตรกับ Seven Peaks Software ในการปรับปรุงระบบการทำงานของโรงเรียนและทำให้นักเรียนได้รับประสบการณ์การเรียนที่ดีขึ้น โดย Seven Peaks ใช้หลักการออกแบบบริการและกระบวนการตรวจสอบแบบองค์รวมเพื่อดูว่า pain point ของโรงเรียนคืออะไร และสิ่งที่ต้องการในอนาคตมีอะไรบ้าง จากนั้นจึงนำเสนอดิจิทัลโซลูชันแบบครบวงจรให้พวกเขา
DBot Software นั้นได้ร่วมงานกับทางโรงเรียนและพันธมิตรทางเทคโนโลยีอีกหลายแห่งเพื่อนำโซลูชันที่ Seven Peaks แนะนำสำหรับการปรับปรุงระบบการทำงาน, การเรียนรู้, ระบบไอที, และการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลส่วนตัว ไปใช้งาน นอกจากนั้นยังได้ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ในการใช้งานระบบดังกล่าวด้วย โดย Seven Peaks ได้นำระบบมาปรับใช้และร่วมฝึกอบรมทีมฝ่ายขายและการตลาดของทางโรงเรียน
ผลลัพธ์ที่ได้คือ ทางโรงเรียนสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ในการทำงานได้อย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรม ไม่ว่าจะเป็นการมีแพลตฟอร์มที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถแชร์ข้อมูลและไฟล์งานที่เกี่ยวข้องได้อย่างราบรื่น, ขจัดปัญหาการทำงานระหว่างแผนกที่แยกส่วนกัน, ลดการทำงานแบบแมนวล, ใช้วิธีการทำงานแบบไร้เอกสาร, และยังปฏิบัติตามกฎหมายเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลได้เป็นอย่างดีอีกด้วย
RIS จึงก้าวนำหน้าโรงเรียนคู่แข่งอื่นๆ ทั้งยังทำได้ตามความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แนวทางการแก้ปัญหาแบบครบวงจรของโปรเจกต์นี้ทำให้องค์กรมีความคล่องตัวและทำงานได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ทั้งยังมีความพร้อมมากขึ้นในการรับมือกับแนวทางการเรียนการสอนยุคใหม่ที่มีความซับซ้อน
ผลลัพธ์สำคัญที่เกิดขึ้น
-
แก้ปัญหาการทำงานแบบแยกส่วนระหว่างแผนกได้สำเร็จ
-
เวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้ทำงานได้โดยอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพ
-
มั่นใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดที่โรงเรียนดูแลอยู่มีความปลอดภัย
-
สร้างระบบที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถแชร์ข้อมูลและไฟล์งานที่เกี่ยวข้องได้สะดวก
-
ลดปริมาณงานที่เป็นแมนวลลง ทำให้ทีมงานสามารถโฟกัสกับการให้บริการนักเรียนและผู้ปกครองได้ดีขึ้น
-
สามารถปฏิบัติงานได้สอดคล้องกับกฎหมายเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล
“เรารู้สึกได้ว่า Seven Peaks และ DBot เข้าใจความต้องการของเราได้อย่างรวดเร็วและทำงานได้อย่างคล่องตัวเพียงพอที่จะหาโซลูชันมาเพื่อแก้ไขปัญหาที่เราไม่เคยเจอมาก่อนได้
การที่ทั้งสองบริษัทเป็นพันธมิตรกันทำให้เรามีแผนงานและเวลาในการปรับเปลี่ยนสู่การเป็นโรงเรียนแรกๆ ในกรุงเทพฯ ที่ทำงานแบบดิจิทัลอย่างเต็มตัว
ด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงทำให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถสื่อสารกันได้ดีขึ้น ทำให้บรรดาเด็กๆ ของพวกเราพร้อมรับมือกับอนาคตได้ ทั้งยังทำได้ตรงตามงบประมาณที่ตั้งไว้ด้วย”
คุณ Andrew Djie ผู้ดำรงตำแหน่งเป็นคณะกรรมการบริหารและ Head of the Digitization Committee ของ RIS กล่าว
ปัญหาและอุปสรรค
ปัญหาทั่วไป
- ระบบบริหารจัดการ: ขาดระบบสำหรับการบริหารจัดการและสื่อสารแบบดิจิทัลระหว่างคุณครู, ผู้ปกครอง, และนักเรียน ขาดระบบตารางงานอัตโนมัติที่ใช้ร่วมกันได้, และมีกระบวนการบำรุงรักษาระบบและการขอความช่วยเหลือด้านไอทีที่ซับซ้อนเกินไป
- การรับสมัครนักเรียน: จำเป็นต้องลดขั้นตอนที่ซับซ้อนในการสมัครเข้าเรียนลง ตั้งแต่การทำแบบสอบถามก่อนการรับเข้าเรียน ไปจนถึงการลงทะเบียนใหม่
- การเรียนการสอน: ขาดโซลูชันออนไลน์ที่ทำงานเชื่อมโยงกันเพื่อการสอนทั้งแบบออนไลน์ แบบผสมผสาน และแบบต่อหน้า ซึ่งต้องสอดคล้องกับกฎหมายเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงการลงทะเบียนเรียน การตัดเกรด การติดตามผลการเรียน และการบริหารจัดการเกี่ยวกับการบ้าน
- เว็บไซต์: ขาด CMS ที่ดีกว่าเดิม ซึ่งรองรับการใช้งานหลายภาษาและปรับปรุงด้าน SEO ให้ดีขึ้นได้ เพื่ออันดับการค้นหาที่ดีขึ้นใน Google
- การขายและการตลาด: ขาดกระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติเพื่อช่วยลดปริมาณงานแบบแมนวลลง และสามารถให้ข้อมูลออนไลน์แก่ผู้ปกครองได้ รวมทั้งยังขาดการวัดผลของ conversion funnel
- โซเชียลมีเดีย: ขาด engagement และจำเป็นต้องปรับปรุงหลายๆ ด้าน รวมถึงต้องเพิ่มคอนเทนต์ที่เป็นวิดีโอ
ปัญหาทางเทคนิค
- สถาปัตยกรรมไอทีที่ซับซ้อน, ทำงานช้า, และแยกส่วนกัน/li>
- ฐานข้อมูลและเครื่องมือกระจัดกระจาย
- ระบบที่ล้าสมัย และมีกระบวนการทำงานโดยรวมที่ไม่ชัดเจน
- เครื่องมือด้านซอฟต์แวร์ที่ขาดประสิทธิภาพ และยังไม่มีกลยุทธ์ที่ชัดเจน
- ระบบไอทีที่ไม่ปลอดภัย ทั้งยังไม่สอดคล้องกับ GDPR และ PDPA
- เครื่องมือการเรียนรู้ที่ล้าสมัย ซึ่งทำให้พลาดโอกาสการใช้แนวทางการสอนแบบใหม่ๆ
การให้คำปรึกษาโดย Seven Peaks Software
- ค้นคว้าข้อมูลเพื่อหา pain point ของทางโรงเรียนและความต้องการที่อาจจะมีในอนาคต
- จัดการประชุมและเวิร์กช็อปกับบรรดาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโรงเรียนกว่า 30 ครั้ง
- วิเคราะห์โครงสร้างด้านไอทีของโรงเรียนและชี้ให้เห็นว่ามีจุดไหนที่ซับซ้อนเกินไป, ทำงานช้า, การแยกส่วนกันจนเกิดการกระจัดกระจายของฐานข้อมูลและเครื่องมือ, ระบบที่ล้าสมัย, และกระบวนการทำงานที่ขาดความชัดเจน
- ประเมินว่ากฎระเบียบของโรงเรียนสอดคล้องกับกฎหมายเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของสหภาพยุโรป (GDPR) และประเทศไทย (GDPR) หรือไม่
- ตรวจสอบพบว่าเครื่องมือด้านซอฟต์แวร์ที่ใช้อยู่ด้อยประสิทธิภาพและเครื่องมือการเรียนรู้ล้าสมัย
- แนะนำโอกาสและแนวทางการสอนแบบใหม่ๆ
- ชี้ให้เห็นว่าทางโรงเรียนยังมองเห็นภาพรวมของการทำงานได้ไม่ชัดเจนซึ่งเกิดจากการสื่อสารด้วยเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นหลัก
- สัมภาษณ์โรงเรียนหลายๆ แห่งในไทย, สิงคโปร์, และสวิตเซอร์แลนด์ ที่ได้ผ่านการทำ digital transformation มาแล้วเพื่อเรียนรู้แนวทางที่เหมาะสมในการนำมาปรับใช้
- ประเมินโซลูชันซอฟต์แวร์กว่า 60 โซลูชันเพื่อหาว่าโซลูชันไหนที่สามารถปรับเปลี่ยนแบบแยกส่วนได้, นำมาใช้ร่วมกันเป็นระบบเดียวได้, และสามารถเปลี่ยนบางส่วนออกได้หากต้องการ
- เลือกโซลูชันที่ใช้งานง่ายเพื่อให้ช่วงที่ต้องเปลี่ยนมาใช้ระบบใหม่มีความราบรื่นมากที่สุด
การ implement ระบบ โดย DBot Software และ Seven Peaks
- ประสานงานระหว่างโรงเรียนกับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เพื่อให้แน่ใจว่าการให้บริการและการฝึกอบรมการใช้งานนั้นเป็นที่พอใจของทางโรงเรียน
- ให้ความร่วมมือในการ implement ระบบบริหารจัดการ, การเรียนรู้, และการสื่อสารของโซลูชันดังกล่าวแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย, ผู้ให้บริการ, และพนักงานไอทีของทางโรงเรียน
- ดูแล subcontractor ในการติดตั้งฮาร์ดแวร์, ระบบโทรศัพท์แบบ VoIP, รวมถึงการติดตั้งเน็ตเวิร์กและ firewall
- ทำงานร่วมกับฝ่ายขายและการตลาดในการ implement โซลูชันด้านการตลาด
- Implement แชตบอตเพื่อช่วยลดภาระเจ้าหน้าที่ของโรงเรียนในการตอบคำถามที่พบบ่อย
- สื่อสารกับโรงเรียนและผู้ให้บริการอย่างสม่ำเสมอเพื่อประสานงานด้านการ implement ระบบและการฝึกอบรม