POEM Global - กรณีศึกษาการทำ product service blueprint

เกี่ยวกับ POEM GLOBAL

เวิร์กโฟลว์ที่ดีกว่าเดิมในการเช่าพื้นที่ค้าปลีก

POEM Global บริหารธุรกิจที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น ธุรกิจพัฒนาอสังหาริมทรัพย์และบริหารจัดการพื้นที่อาคาร, บริการพื้นที่เช่าเก็บของแบบ self-storage (ภายใต้ชื่อแบรนด์ REDD), และธุรกิจให้เช่าพื้นที่ค้าปลีก โดยมีเป้าหมายเพื่อจะเป็นผู้นำทางด้านการบริหารจัดการพื้นที่ให้เช่าที่เน้นการมอบประสบการณ์ระดับพรีเมียมให้กับลูกค้า

เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลที่มี product service blueprint แบบละเอียดซึ่งออกแบบมาเพื่อ POEM Global โดยเฉพาะ

POEM Global ได้ลองทำโซลูชัน SaaS หลายอย่าง รวมถึงเครื่องมือแบบแมนวลสำหรับบริหารจัดการงานข้ามธุรกิจ เป้าหมายของพวกเขาคือการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ที่พวกเขาใช้อยู่, ลดการทำงานแบบแมนวลลง, ลดการใช้เอกสาร, และเป้าหมายสูงสุดคือเพิ่มผลิตผลจากการทำงาน

เนื่องจากพวกเขาไม่ค่อยพอใจกับโซลูชันที่เคยทำไว้ก่อนหน้านี้ พวกเขาจึงมาขอความช่วยเหลือจาก Seven Peaks Software และ Morphosis เพื่อช่วยหาวิธีทำให้พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันระหว่างทีมและแผนกต่างๆ ได้ดียิ่งขึ้น และนำโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีอันหลากหลายของพวกเขามาผสานเข้าด้วยกัน

Product service blueprint ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ เพื่อเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลที่ดีกว่าเดิม

ที่ปรึกษาในการบริหารจัดการและทำดิจิทัล ทรานส์ฟอร์เมชันจาก Seven Peaks ได้เข้าไปพบกับทีมงาน POEM Global หลายครั้งเพื่อมอบ product service blueprint และจัดทำเวิร์กช็อปจำนวนหนึ่งที่ครอบคลุมหลายๆ หัวข้อเพื่อช่วยให้พวกเขาสร้างเวิร์กสถาปัตยกรรมโฟลว์ดิจิทัลของบริษัทขึ้นมาได้

แม้ว่าโปรเจกต์นี้จะยังอยู่ในช่วงเริ่มต้นหาข้อมูล แต่เราก็มั่นใจว่าการวางแผนและลงมือทำ product service blueprint อย่างรอบคอบจะช่วยให้เกิดผลลัพธ์ที่น่าพอใจอันเนื่องจากกระบวนการทำงานที่ลดความซับซ้อนลงและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นของ POEM Global

ความคาดหวังของลูกค้า

• แพลตฟอร์มเดียวที่รวบรวมกระบวนการทำงานเอาไว้ในที่เดียวกันและลดความซับซ้อนของเครื่องมือต่างๆ ลง
• เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพกว่าเดิม พร้อมด้วยเวลาในการทำงานแบบแมนวลที่ลดลง
• มองเห็น task ที่ต้องทำ และคนที่มีหน้าที่รับผิดชอบได้ชัดเจนขึ้น
• ลดความซับซ้อนของการจัดทำเอกสารด้วยระบบติดตามผลแบบออนไลน์ที่สามารถตรวจสอบสถานะและตำแหน่งที่จัดเก็บได้
• ระบบบริหารจัดการ task ด้วยตัวเองสำหรับพนักงาน ที่คล้ายกับการสร้าง ticket ซึ่งมีรายละเอียดของ ความถี่, การแจ้งเตือน, เดดไลน์ เป็นต้น
• ผสานรวมเวิร์กโฟลว์ของการทำงานในออฟฟิศและทำงานที่บ้านไว้ด้วยกัน
• ปรับเปลี่ยนสู่กระบวนการทำงานที่มีความเป็นดิจิทัลมากขึ้น ซึ่ง POEM มองว่าควรใช้ e-tax, e-receipts แทนในอนาคต

ความท้าทาย

pain point ของเวิร์กโฟลว์

• การทำงานบางอย่างยังเป็นแมนวล ซึ่งทำให้เสียเวลา
• มีความเสี่ยงสูงที่การรายงานผลแบบแมนวลจะเกิดความผิดพลาด
• กระบวนการทำงานที่กระจัดกระจาย เช่น เงื่อนไขวันที่ต้องชำระเงิน, การบริหารจัดการ task, การแจ้งเตือนแบบแมนวล เป็นต้น
• เครื่องมือดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพต่ำ เช่น ใช้ซอฟต์แวร์ QuickBooks
• เวิร์กโฟลว์และการจัดการเอกสารที่เน้นกระดาษ ซึ่งไม่เหมาะกับการทำงานที่บ้าน
• ขาดความสอดคล้องของเทมเพลตและการจัดรูปแบบเอกสาร
• การมองภาพรวมของธุรกิจไม่ออก เนื่องจากการสื่อสารหลายช่องทางที่ซับซ้อน เช่น รายชื่อ supplier และ ฐานข้อมูลลูกค้า เป็นต้น

ปัญหาทางเทคนิคที่เกิดขึ้น

• การบริหารจัดการ task – ความล้มเหลวของซอฟต์แวร์บริหารจัดการ task ที่ใช้อยู่
• การมองเห็นและความโปร่งใส – การแจ้งเตือนและ “ประวัติการแก้ไข task”
• การปฏิบัติงานด้วยระบบอัตโนมัติ – task ที่อยู่ในเครือเดียวกัน = task ย่อย
• การบริหารจัดการเอกสาร – ใส่ลิงก์, จัดเก็บ, แชร์, ค้นหา, และกู้ข้อมูลได้

แนวทางการแก้ปัญหา ด้วย design thinking และให้คำแนะนำด้านเทคนิค

วิธีแก้ไขปัญหาทางเทคนิค

• การบริหารจัดการ task – กำหนดลำดับให้กับสถานะของ task, กำหนดสิ่งที่ต้องทำสำหรับแต่ละสถานะ, กำหนดสิทธิ์การใช้งานของคนที่เกี่ยวข้องกับ task/ticket นั้นๆ
• การมองเห็นและความโปร่งใส – push notification สำหรับการทำงานบางอย่าง, กำหนดตารางเวลาตรวจสอบสำหรับการแจ้งเตือนสถานะ “ติดขัด” ที่อาจเกิดขึ้นได้, รวมถึงการตรวจสอบการทำงานเกี่ยวกับ task, ticket, ผู้ใช้, สิ่งที่ต้องทำ และเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• การปฏิบัติงานด้วยระบบอัตโนมัติ – จัดเตรียมระบบโดย ESSP แบบอัตโนมัติ พร้อมด้วยฟีเจอร์แจ้งเตือนและระบบตรวจสอบ
• การบริหารจัดการเอกสาร – อัปโหลด, ดาวน์โหลด, ใส่ลิงก์, แชร์, การกำหนดสิทธิ์ใช้งาน และการสร้าง metadata ของเอกสารนั้นกำหนดให้ใช้กับใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จ, หนังสือรับรองการเสียภาษีเงินได้ เท่านั้น และบันทึกเป็นไฟล์ PDF ได้
• การบริหารจัดการเอกสาร – ใช้ G-Drive เป็นที่เก็บไฟล์ ในฐานะที่เป็นโซลูชันในการช่วยลดต้นทุนและประหยัดเวลาได้ดี