Et prosjektestimat er en evaluering av hvor mye tid og penger som kreves for å gjennomføre et prosjekt. Imidlertid forstår hver produktdesigner hvor utfordrende det er å estimere tiden som kreves for en designprosess. Gitt den unike karakteren til et prosjekt, jo mer kompleksiteten er, desto vanskeligere er det å få et nøyaktig estimat.
Å lære å estimere designprosjekter på riktig måte krever å lære alle estimeringsmetodene og mestre de som passer best for virksomheten din.
Unnlatelse av å lære å estimere effektivt kan føre til at du og teamet ditt overskrider prosjektbudsjettet, tidsrammen og forårsaker forsinkelser, noe som frustrerer deg, teamet ditt og spesielt kunden din.
Det er imidlertid flere metoder som kan forbedre effektiviteten og nøyaktigheten til prosjektestimatet ditt betydelig. I denne artikkelen vil vi diskutere de vanligste og mest effektive metodene for å estimere prosjekter og noen estimeringsfeller å passe på når du gjør det.
Tilnærmingen du bruker for å estimere design bestemmes av målet du ønsker å oppnå. For eksempel er en av de første tingene du bør tenke på hvis du prøver å bygge noe som en nett- eller mobilapp, "Hvor mye vil det koste å bygge appen"? Strukturen og kompleksiteten til appen er en viktig faktor her. For å måle driftskostnadene gir vi deg tre tilnærminger til estimater med en rekke nøyaktighet.
Et ballpark-estimat gir deg en grov ide om utgifter ved å gi prosjektet et mulig kostnadsspekter. Målet med et slikt estimat er å finne ut om du kan utvikle produktet eller ikke, og hva du kan oppnå med det.
I dette tilfellet er tallet du får et omtrentlig beløp basert på faktaene som er oppgitt, ikke spesielt presise, men for å gi deg en ide om de potensielle utgiftene.
Budsjettestimatet er oftest basert på sammenlignbare estimater, som innebærer å overføre budsjettresultater oppnådd fra et tidligere prosjekt til det nåværende.
Du kan gjøre dette ved å gå gjennom prosjektspesifikasjonene, sammenligne hvert element med tiden det har tatt i tidligere prosjekter for å få et grovt estimat. Selv om denne estimeringsmetoden ikke er den mest nøyaktige, gir den deg en grov oversikt over ressursene som trengs uten å måtte bruke tid på å gjøre en definitiv estimering.
Dette er den mest nøyaktige formen for estimering. Det brukes ofte for å detaljere alle figurene og definere det nøyaktige omfanget av funksjonaliteten som skal brukes for et produkt.
Før du starter et prosjekt, må du sørge for å ha et grundig områdekart eller brukerflytskjema og en klar plan for hvordan du vil takle prosjektet. Når prosjektet er brutt ned i mindre deler, vil det være enkelt å forutsi hvor lang tid det vil ta med høy nøyaktighet.
For å samle inn alle dataene, må du snakke med kundene om budsjettet deres og forhandle, og deretter snakke med designerne og utviklerne om prosjektet.
Hvis du vil ha et grundig estimat, trenger du at begge sider er på samme side, og en måte å oppnå dette på er å utvikle et komplett produktspesifikasjonsdokument, inkludert wireframe mock-ups.
Regardless of which project estimation approach you’re taking, having the correct methods in doing so is equally important.
Overall, there are five main project estimation methods we use here at Morphosis: top-down estimation, bottom-up estimation, analogous estimation, parametric estimation and three-point estimation.
En ovenfra-og-ned-tilnærming tildeler en total varighet til prosjektet og deler det deretter opp i biter. Hver av disse arbeidsbitene er ment å estimere om det er gitt nok budsjett for prosjektet. Det er raskt og nyttig å avgjøre om budsjettet er gjennomførbart for prosjektet og hvilke aktiviteter som kan utføres innenfor gitt tid og budsjett.
Hvis en klient forteller deg at prosjektet må fullføres innen seks måneder, lar en ovenfra-ned-metode deg bruke den tidslinjen til å anslå hvor mye tid du kan bruke på hver aktivitet i prosjektet mens du fortsatt fullfører den i tide.
Motstykket til ovenfra og ned er nedenfra og opp-estimat. Ved å bruke denne estimeringsmetoden estimerer du hver oppgave eller område av prosjektet, og legger deretter alle de individuelle estimatene sammen for å få den totale prosjektestimeringen.
Vanligvis er det et veldig nøyaktig kvalitativt estimat, og siden det er så detaljert, kan du enkelt evaluere prosjektutgifter til estimatet senere for å sikre at du har et budsjett.
Du kan også sjekke estimerte tidsrammer for å sikre at alt er på rett spor. Et nedenfra og opp-estimat kan hjelpe deg med å administrere prosjektet mens det pågår og fullføre det i tide og innenfor budsjett.
Analoge estimater benytter tidligere prosjektdata i forbindelse med en ovenfra-ned prosjektvarighetsberegningsteknikk.
Dette betyr at data fra tidligere prosjekter brukes til å bestemme mengden eller varigheten av et nytt prosjekt. Med andre ord, sammenligninger er alt du vil gjøre. Jo flere parametere du må sammenligne, jo mer nøyaktig er estimatet.
Fordelen med en slik tilnærming er at du må gjøre det i en kort periode – noe som ikke krever massevis av beregninger. Ikke desto mindre, husk at hvert prosjekt er unikt og det må evalueres spesifikt for å få de reelle estimerte ressursene som kreves.
Den parametriske tilnærmingen er en noe mer nøyaktig metode enn top-down eller analoge estimater.
Det er en prosjektledelsesvurderingsmetode basert på et nytt prosjekt, men den tilpasser seg variabler. Den beregner kostnaden, varigheten og definerer deretter mengden enheter som trengs for prosjektet ved å bruke forholdet mellom variablene.
For eksempel, for å beregne kostnadene og varigheten, må du kreve data fra lignende tidligere prosjekter. Deretter sammenligner du ressursbruk mellom prosjekter, noe som betyr at hver enhet må beregnes (enhver oppgave som kan måles regnes som en enhet).
Ved å bruke denne tilnærmingen vil du spare mye tid samtidig som du gir et svært nøyaktig estimat av kostnadene, nødvendige ressurser og tid som trengs for ditt nåværende prosjekt.
Tre-punkts estimering beveger seg bort fra ballpark-estimeringsteknikker og til å etablere mer nøyaktige, realistiske kostnader. Denne tilnærmingen lar deg tilfredsstille alle krav fra kunden, når som helst og innenfor budsjettgrenser.
Denne metoden innebærer å ta et gjennomsnitt av tre scenarier: best-case scenario, worst-case scenario og mest sannsynlig scenario.
Når du gjør et trepunktsestimat, må du estimere ressursene som kreves for hvert scenario og vurdere hvilket scenario som er mest sannsynlig. Dette lar deg gjøre rede for uventede problemer som kan oppstå gjennom hele prosjektet, noe som reduserer risikoen for teamet og selskapet ditt.
“The devil is in the details, noe som betyr at små detaljer i planer og planer som ofte blir neglisjert kan forårsake betydelige vanskeligheter senere.»
Det er ulike faktorer som kan undergrave anslagenes nøyaktighet eller gyldighet. Noen av dem kan du kontrollere og noen kan du ikke kontrollere. Den følgende listen er ikke en fullstendig måte å løse alle estimeringsvanskene dine på. I stedet er det en sjekkliste å huske på for planlegging og estimering.
Ingen estimering er uten risiko, og derfor kan det å overse eller ignorere risiko og usikkerhet resultere i unøyaktige estimater under prosjektets arbeidsprosess.
Disse kan ha ulike former, og hvis de ikke identifiseres tidligere, kan det være problemer som vil koste tid. Så for å oppnå ønsket resultat, må du være på utkikk etter enhver mulig risiko og jobbe med det.
Noen av risikoene kan skyldes manglende interessentkartlegging. Usikkerhet om hvem som er ansvarlig for hva eller hvem som har tilgang til informasjon eller ressurser kan føre til store forsinkelser.
For eksempel er det en vanlig utfordring å få APIer i tide. Å ikke vite om API-en bygges eller ikke, og ikke tar hensyn til denne typen risiko, kan føre til måneder med forsinkelser og økonomisk tap som resulterer i en negativ innvirkning på virksomheten din.
Videre er det viktig å ha sterke gjennomgangs- og tilbakemeldingsprosesser på plass for å sikre at kundene godkjenner leveranser innen en rimelig tidslinje.
Å involvere oppgaveutøverne i prosessen vil bidra til å oppnå det mest nøyaktige estimatet.
Unnlatelse av å gjøre det vil ikke bare være feil, men oppgaveutøveren kan også være motvillig til å rette seg etter et estimat av arbeidskraften de ikke har kontroll over. Men hvis de er involvert i prosessen, vil de føle en større forpliktelse til å nå eller overgå estimatet.
En av de vanligste feilene er å ikke identifisere oppgavene til prosjektet som kreves for å fullføre det. Dette dekker ikke bare prosjektlederens aktiviteter, men også aktivitetene til teamene, som fremdriftsrapporter, møter, e-poster og telefonsamtaler.
Fordi større prosjekter er ekstremt vanskelige å planlegge i detalj fra begynnelsen, kreves det at du deler ned aktivitetene i svært små oppgaver for en mer nøyaktig estimering.
De fleste kunder er klar over hva de ønsker, men de kan ikke alltid forklare dem i detalj og oversette det til prosjektkrav.
Det er prosjektlederens ansvar å hjelpe kunden med å identifisere hva de ønsker/trenger. Kravoversikten skal være vedlagt beløpet kunden er klar til å betale.
Nå som du vet hvordan du skal lage et estimat for prosjektene dine, husk at metoden for å velge et estimat avhenger av prosjektspesifikasjoner, standard praksis i din bedrift og feltet der prosjektet utføres. Så analyser din eksisterende kapasitet og presenter krav for å velge den beste metoden eller slå dem sammen gjennom prosjektplanleggingen.
Uavhengig av prosjektets planlegging, er det viktigste å jobbe med et team som du deler de samme verdiene med og kan stole fullt ut på estimatene og prosjektgjennomføringen, siden alt går etter planen og holder seg innenfor forventet tidsplan og budsjett.
Som et fullt utstyrt digitalt konsulentselskap har vi i Seven Peaks et bredt spekter av eksperter som kan hjelpe deg med å nå dine design- og andre utviklingsmål. For å finne ut mer om hvordan vi kan ta bedriften din til neste nivå, kontakt oss i dag for en gratis konsultasjon og få prosjektet anslått.
|
Jeremie Tisseau
Jeremie Tisseau, administrerende direktør og grunnlegger av Morphosis og Chief Design Officer ved Seven Peaks. Han gjorde Seven Peaks til det mest anerkjente UX-byrået i Bangkok.
|